Politique de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL)

1. Objet

AFEX-TD considère qu'un dispositif solide de suivi, d'évaluation et d'apprentissage (MEL) est indispensable à la bonne exécution des programmes ; il est au cœur des services que nous proposons. Un MEL solide relie la conception, la mise en œuvre et les résultats d'un programme : les progrès vers les résultats attendus sont suivis de manière systématique, la performance est appréciée à partir de données probantes crédibles et l'apprentissage éclaire les décisions tout au long du cycle du programme.

Bien mis en œuvre, le MEL renforce l'équité, l'efficience et l'efficacité, permet une adaptation rapide et une amélioration continue et, associé à des mécanismes de retour d'information et de redevabilité, renforce la redevabilité envers les communautés, les participants aux programmes, les partenaires, les clients et les bailleurs. Il limite aussi le besoin de mesures correctives coûteuses en permettant d'identifier tôt les risques, les lacunes et les possibilités d'amélioration.

La présente politique définit les normes minimales et les attentes en matière de MEL pour les travaux qu'AFEX-TD conduit ou appuie. Son respect garantit que les progrès et la performance sont mesurés de façon cohérente grâce à des données exactes, fiables et disponibles à temps, que des données probantes de qualité sont produites et qu'elles sont utilisées pour décider, adapter, améliorer et contribuer à un impact durable.

La politique fixe six normes minimales de MEL, avec les produits attendus, qu'AFEX-TD applique et renforce en continu pour garantir la qualité, la cohérence et la redevabilité.

2. Champ d'application

La présente politique s'applique à AFEX-TD dans son ensemble, y compris ses bureaux du Tchad et du Kenya, ainsi qu'aux associés, dirigeants, collaborateurs, stagiaires, enquêteurs et experts associés intervenant pour son compte (ensemble, les « membres de l'équipe »).

Elle fixe les normes dont AFEX-TD est responsable dans chaque programme, projet et mission qu'elle réalise, qu'elle en soit le chef de file ou qu'elle intervienne comme sous-traitant ou membre d'un consortium, ainsi que dans les systèmes MEL qu'elle conçoit pour ses clients.

• Lorsqu'AFEX-TD est chef de file, elle convient avec ses partenaires et sous-traitants des modalités permettant de respecter ces normes.

• Lorsqu'AFEX-TD intervient comme sous-traitant ou membre d'un consortium, elle applique la présente politique, sauf si l'accord précise par écrit les normes qui ne s'appliquent pas et pourquoi.

• Lorsqu'AFEX-TD accompagne une organisation partenaire ou cliente dans le renforcement de son propre MEL, les normes s'appliquent à la contribution d'AFEX-TD et sont recommandées à l'organisation comme bonnes pratiques.

• Dans les contextes humanitaires ou d'urgence aiguë, toutes les normes s'appliquent, avec un niveau de rigueur et des outils adaptés au contexte et aux exigences des bailleurs humanitaires.

Lorsqu'un client ou un bailleur a des exigences, des modèles ou des normes propres qui diffèrent de la présente politique, ces exigences priment. En leur absence, ou si elles sont moins exigeantes, la présente politique s'applique.

3. Dérogations

Par défaut, les normes minimales de la présente politique sont respectées ; la manière de les atteindre dépend de chaque mission et de son contexte. Lorsqu'une dérogation à une norme précise est justifiée, elle est demandée par écrit à la direction d'AFEX-TD, décidée au cas par cas et consignée dans le dossier de la mission.

4. Normes minimales de MEL

Les normes ci-dessous posent les bases d'un MEL efficace. Associées à de solides compétences techniques, à des rôles clairs, à la collaboration entre fonctions et à l'engagement de la direction, elles garantissent que les données et les éléments probants sont régulièrement analysés, interprétés et utilisés pour décider et adapter. Lorsqu'un modèle standard ne convient pas entièrement, il est adapté avec discernement tout en respectant l'exigence minimale.

a. Conception du programme

MEL 1 — Théorie du changement. Toute conception de programme ou de mission conduite ou appuyée par AFEX-TD comprend une théorie du changement avec au moins un modèle logique (cadre de résultats ou cadre logique, par exemple). Elle expose la logique d'intervention, les chemins de changement et les hypothèses clés, et s'appuie sur une analyse adaptée au contexte : égalité de genre et inclusion sociale, besoins, risques, protection, dynamiques de conflit et capacités organisationnelles.

Produit : une théorie du changement avec au moins un modèle logique, fondée sur des évaluations et des analyses.

MEL 2 — Moyens du MEL. Chaque offre et chaque budget identifient le coût complet du MEL : personnel MEL, plateformes technologiques nécessaires et l'ensemble des livrables MEL (collecte de données, études, évaluations, etc.).

Produit : un budget dans lequel les coûts du MEL sont identifiés, approuvé par le chef de mission et la direction d'AFEX-TD.

b. Planification

MEL 3 — Plan MEL. Chaque programme ou mission dispose d'un plan MEL complet : indicateurs, sources de données, méthodes, fréquence, responsabilités, gestion des données, apprentissage et rapportage. Il est revu au moins chaque trimestre et adapté aux évolutions de la conception, du modèle logique, de la théorie du changement, du contexte, des enseignements et éléments probants nouveaux, ou des exigences du client.

Produit : un plan MEL approuvé par le responsable MEL et le chef de mission.

c. Mise en œuvre

MEL 4 — Revues de l'avancement et de la performance. Des revues régulières, mensuelles ou trimestrielles selon la durée des travaux, suivent l'avancement (périmètre, calendrier, budget et qualité), gèrent les risques, assurent la redevabilité et adaptent les plans si nécessaire. Les décisions et actions sont consignées, et les produits d'apprentissage et éléments probants qui en résultent sont archivés et partagés.

Produit : des comptes rendus et plans d'action documentés, approuvés par le chef de mission.

MEL 5 — Qualité des données et gestion responsable. Les données sont standardisées et désagrégées comme prévu dans le plan MEL. Elles sont collectées, conservées, partagées et détruites conformément à la Politique de protection et de gestion responsable des données d'AFEX-TD et aux exigences du client, notamment le consentement libre et éclairé et la manipulation sûre des données personnelles. La qualité des données est vérifiée régulièrement, par des contrôles intégrés aux outils de collecte et des évaluations périodiques de la qualité des données.

Produit : des rapports d'évaluation de la qualité des données et les mesures correctives prises.

MEL 6 — Évaluation et apprentissage. Chaque programme ou mission se termine par un exercice évaluatif proportionné à son ampleur (évaluation finale, revue après action ou capitalisation des leçons apprises) qui retient les principaux enseignements, au niveau stratégique comme contextuel, à partir des éléments probants disponibles.

Produit : un rapport de l'exercice évaluatif, partagé avec le client et utilisé pour améliorer les travaux futurs.

d. Clôture

À la clôture, les données, éléments probants et livrables MEL sont remis, archivés ou détruits comme convenu avec le client et conformément à la Politique de protection des données, et les leçons apprises sont consignées.

5. Contrôle et assurance qualité

Les chefs de mission et responsables MEL suivent tout au long des travaux la manière dont chaque norme est respectée. Les livrables (outils, plans, bases de données, rapports) font l'objet d'une revue qualité interne avant leur remise au client. La direction d'AFEX-TD examine périodiquement le respect des normes sur l'ensemble des missions afin d'identifier les besoins d'appui, les guides ou outils à mettre à jour et les risques d'exécution.

6. Rôles et responsabilités

La mise en œuvre de la présente politique mobilise à la fois les équipes MEL et les équipes de programme.

• Redevable : la personne qui veille au respect d'une norme. Le MEL faisant partie de la gestion de programme, les chefs de mission (chefs d'équipe et chefs de projet) sont en dernier ressort redevables des normes de leur mission ; cette redevabilité s'étend à la direction d'AFEX-TD.

• Responsable : les personnes qui mettent en œuvre une norme, généralement le responsable MEL, les gestionnaires de données et l'équipe Data et innovation numérique, qui conçoivent les systèmes MEL et en assurent la qualité.

7. Approbation et révision

La présente politique est approuvée par la direction d'AFEX-TD, qui en contrôle l'application. Elle est revue périodiquement, et plus tôt en cas d'évolution significative des normes des clients et des bailleurs, des systèmes d'information ou des activités d'AFEX-TD. Toute modification est approuvée par la direction et communiquée à l'ensemble des membres de l'équipe.