سياسة الرصد والتقييم والتعلّم

1. الغرض

تؤمن AFEX-TD بأن نظامًا متينًا للرصد والتقييم والتعلّم شرط أساسي لتنفيذ البرامج بفعالية، وهو جوهر الخدمات التي نقدّمها. فالرصد والتقييم والتعلّم المتين يربط بين تصميم البرنامج وتنفيذه ونتائجه، إذ يضمن متابعة التقدّم نحو النتائج المنشودة بشكل منهجي، وتقييم الأداء استنادًا إلى أدلة موثوقة، وأن يُسهم التعلّم في اتخاذ القرار طوال دورة البرنامج.

وعندما يُنفَّذ بشكل جيد، يعزّز الرصد والتقييم والتعلّم الإنصاف والكفاءة والفعالية، ويتيح التكيّف في الوقت المناسب والتحسين المستمر، ويعزّز، إلى جانب آليات التغذية الراجعة والمساءلة، المساءلةَ أمام المجتمعات والمشاركين في البرامج والشركاء والعملاء والجهات المانحة. كما يقلّل الحاجة إلى إجراءات تصحيحية مكلفة من خلال الكشف المبكر عن المخاطر والثغرات وفرص التحسين.

تحدّد هذه السياسة المعايير الدنيا والتوقعات الخاصة بالرصد والتقييم والتعلّم في الأعمال التي تقودها AFEX-TD أو تدعمها. ويضمن الالتزام بها قياس التقدّم والأداء بشكل متّسق من خلال بيانات دقيقة وموثوقة وفي وقتها، وإنتاج أدلة عالية الجودة، واستخدام هذه الأدلة في اتخاذ القرار ودعم التكيّف والتحسين والإسهام في أثر دائم.

وتضع السياسة ستة معايير دنيا للرصد والتقييم والتعلّم، مع المخرجات المتوقعة منها، تطبّقها AFEX-TD وتعزّزها باستمرار لضمان الجودة والاتساق والمساءلة.

2. نطاق التطبيق

تنطبق هذه السياسة على AFEX-TD ككل، بما في ذلك مكتبيها في تشاد وكينيا، وعلى الشركاء والمديرين والموظفين والمتدرّبين وجامعي البيانات والخبراء المشاركين العاملين لحسابها (ويُشار إليهم مجتمعين بـ«أعضاء الفريق»).

وتحدّد المعايير التي تتحمّل AFEX-TD مسؤوليتها في كل برنامج ومشروع ومهمة تنفّذها، سواء قادت العمل أو شاركت فيه كمتعاقد من الباطن أو عضو في ائتلاف، وكذلك في أنظمة الرصد والتقييم والتعلّم التي تصمّمها لعملائها.

• عندما تقود AFEX-TD مهمة ما، تتّفق مع شركائها ومتعاقديها من الباطن على الترتيبات التي تتيح الوفاء بهذه المعايير.

• عندما تشارك AFEX-TD كمتعاقد من الباطن أو عضو في ائتلاف، تطبّق هذه السياسة ما لم يحدّد الاتفاق كتابيًا المعايير غير المنطبقة وأسباب ذلك.

• عندما تدعم AFEX-TD منظمة شريكة أو عميلة في تعزيز نظامها الخاص للرصد والتقييم والتعلّم، تنطبق المعايير على مساهمة AFEX-TD ويُوصى بها للمنظمة كممارسات جيدة.

• في السياقات الإنسانية أو حالات الطوارئ الحادة، تظل جميع المعايير منطبقة، مع مستوى من الدقة وأدوات تتلاءم مع السياق ومع متطلبات الجهات المانحة الإنسانية.

وإذا كانت لدى العميل أو الجهة المانحة متطلبات أو نماذج أو معايير خاصة تتعارض مع هذه السياسة، تكون الأولوية لتلك المتطلبات. وفي غيابها، أو إذا كانت أقل صرامة، تُطبَّق هذه السياسة.

3. الاستثناءات

الأصل هو الالتزام بالمعايير الدنيا لهذه السياسة، وتتوقف طريقة الوفاء بكل معيار على المهمة وسياقها. وإذا كان هناك ما يبرّر الاستثناء من معيار محدد، يُقدَّم طلب مكتوب إلى إدارة AFEX-TD، ويُبتّ فيه حالةً بحالة ويُسجَّل في ملف المهمة.

4. المعايير الدنيا للرصد والتقييم والتعلّم

تضع المعايير التالية الأساس لرصد وتقييم وتعلّم فعّال. وعند اقترانها بقدرات فنية قوية وأدوار واضحة وتعاون بين الوظائف والتزام من القيادة، فإنها تضمن تحليل البيانات والأدلة وتفسيرها واستخدامها بانتظام في اتخاذ القرار والتكيّف. وإذا لم يكن نموذج معياري مناسبًا تمامًا، يُكيَّف بعناية مع الوفاء بالحد الأدنى المطلوب.

أ. تصميم البرنامج

المعيار 1 — نظرية التغيير. يتضمن كل تصميم لبرنامج أو مهمة تقودها AFEX-TD أو تدعمها نظريةً للتغيير مع نموذج منطقي واحد على الأقل (مثل إطار النتائج أو الإطار المنطقي). وتوضّح منطق التدخل ومسارات التغيير والافتراضات الرئيسية لتحقيق النتائج المنشودة، وتستند إلى تحليل ملائم للسياق يشمل المساواة بين الجنسين والإدماج الاجتماعي والاحتياجات والمخاطر والحماية وديناميات النزاع والقدرات المؤسسية.

المُخرَج: نظرية تغيير مع نموذج منطقي واحد على الأقل، قائمة على التقييمات والتحليلات.

المعيار 2 — موارد الرصد والتقييم والتعلّم. يحدّد كل عرض وكل ميزانية التكلفة الكاملة للرصد والتقييم والتعلّم: الموظفون المختصون، والمنصات التقنية اللازمة، وجميع المخرجات ذات الصلة (مثل جمع البيانات والدراسات والتقييمات).

المُخرَج: ميزانية تُحدَّد فيها تكاليف الرصد والتقييم والتعلّم، يعتمدها قائد المهمة وإدارة AFEX-TD.

ب. التخطيط

المعيار 3 — خطة الرصد والتقييم والتعلّم. لكل برنامج أو مهمة خطة شاملة للرصد والتقييم والتعلّم تغطي المؤشرات ومصادر البيانات والأساليب والتواتر والمسؤوليات وإدارة البيانات والتعلّم وإعداد التقارير. وتُراجَع مرة كل ثلاثة أشهر على الأقل وتُكيَّف مع التغيّرات في التصميم أو النموذج المنطقي أو نظرية التغيير أو السياق أو الأدلة والدروس المستجدة أو متطلبات العميل.

المُخرَج: خطة رصد وتقييم وتعلّم يعتمدها مسؤول الرصد والتقييم وقائد المهمة.

ج. التنفيذ

المعيار 4 — مراجعات التقدّم والأداء. تُجرى مراجعات منتظمة، شهرية أو فصلية بحسب مدة العمل، لمتابعة التقدّم (النطاق والجدول الزمني والميزانية والجودة) وإدارة المخاطر وضمان المساءلة وتكييف الخطط عند الحاجة. وتُوثَّق القرارات والإجراءات، وتُحفَظ منتجات التعلّم والأدلة الناتجة عنها وتُتقاسَم.

المُخرَج: محاضر وخطط عمل موثّقة يعتمدها قائد المهمة.

المعيار 5 — جودة البيانات وإدارتها بمسؤولية. تُوحَّد البيانات وتُصنَّف وفق ما تحدّده خطة الرصد والتقييم والتعلّم. وتُجمَع وتُحفَظ وتُتقاسَم وتُتلَف وفقًا لسياسة AFEX-TD لحماية البيانات وإدارتها المسؤولة ولمتطلبات العميل، بما في ذلك الموافقة الطوعية المستنيرة والتعامل الآمن مع البيانات الشخصية. وتُفحَص جودة البيانات بانتظام من خلال ضوابط مدمجة في أدوات الجمع وتقييمات دورية لجودة البيانات.

المُخرَج: تقارير تقييم جودة البيانات والإجراءات التصحيحية المتخذة.

المعيار 6 — التقييم والتعلّم. يُختتم كل برنامج أو مهمة بتمرين تقييمي يتناسب مع حجمه (تقييم نهائي أو مراجعة ما بعد العمل أو توثيق الدروس المستفادة) يستخلص الدروس الرئيسية على المستويين الاستراتيجي والسياقي استنادًا إلى الأدلة المتاحة.

المُخرَج: تقرير عن التمرين التقييمي يُتقاسَم مع العميل ويُستخدَم لتحسين الأعمال المستقبلية.

د. الإغلاق

عند الإغلاق، تُسلَّم بيانات الرصد والتقييم والتعلّم وأدلته ومخرجاته أو تُؤرشَف أو تُتلَف وفق ما اتُّفق عليه مع العميل وبما يتوافق مع سياسة حماية البيانات، وتُوثَّق الدروس المستفادة.

5. ضبط الجودة وضمانها

يتابع قادة المهام ومسؤولو الرصد والتقييم طوال العمل مدى الوفاء بكل معيار. وتخضع المخرجات (الأدوات والخطط وقواعد البيانات والتقارير) لمراجعة جودة داخلية قبل تسليمها إلى العميل. وتراجع إدارة AFEX-TD دوريًا الالتزام بالمعايير في جميع المهام لتحديد مواطن الحاجة إلى الدعم، والأدلة أو الأدوات التي ينبغي تحديثها، ومخاطر التنفيذ.

6. الأدوار والمسؤوليات

يتطلب تنفيذ هذه السياسة مشاركة فرق الرصد والتقييم وفرق البرامج معًا.

• الجهة الخاضعة للمساءلة: من يضمن احترام المعيار. ولأن الرصد والتقييم والتعلّم جزء من إدارة البرامج، فإن قادة المهام (قادة الفرق ومديري المشاريع) هم المسؤولون في نهاية المطاف عن معايير مهامهم، وتمتد هذه المساءلة إلى إدارة AFEX-TD.

• الجهة المنفِّذة: من يتولّى تنفيذ المعيار، وهم عادةً مسؤول الرصد والتقييم ومديرو البيانات وفريق البيانات والابتكار الرقمي، الذين يصمّمون أنظمة الرصد والتقييم والتعلّم ويضمنون جودتها.

7. الاعتماد والمراجعة

تعتمد إدارة AFEX-TD هذه السياسة وتشرف على تطبيقها. وتُراجَع دوريًا، وفي وقت أبكر عند حدوث تغيّرات جوهرية في معايير العملاء والجهات المانحة أو في أنظمة المعلومات أو في أنشطة AFEX-TD. ويُعتمَد أي تعديل من الإدارة ويُبلَّغ إلى جميع أعضاء الفريق.